Per automatitzar cobraments, comença per una tasca repetida amb una entrada i un resultat clars. Pot ser relacionar un pagament amb una venda, preparar una quota o avisar d’un resultat pendent. «Automatitzar-ho tot» no defineix què ha de fer el sistema.
Dibuixa el procés actual
Exemple fictici: després d’acordar un servei, algú envia un enllaç, comprova el pagament i anota que pot començar la prestació. Escriu cada pas i on es guarda la informació. Així veuràs si falta una connexió o si el problema és una regla que ningú no ha definit.
El recorregut que pots preparar és: venda identificada → operació de pagament → resultat comprovat → actualització del servei → document o avís corresponent.
Què es pot connectar i què requereix revisió?
| Tasca | Senyal necessària | Excepció a preparar |
|---|---|---|
| Marcar una venda com a pagada | Confirmació vàlida de la mateixa operació | Import o referència que no coincideix |
| Preparar una renovació | Subscripció i període pendents | Baixa efectiva o canvi de pla |
| Enviar un avís | Estat i destinatari correctes | Resultat encara desconegut |
| Actualitzar un registre | Identificador estable de venda o quota | Dades duplicades o absents |
L’automatització no ha d’inventar què ha passat quan falta informació. Ha de deixar visible l’excepció perquè algú la resolgui.
Venda puntual i renovació
En una venda puntual, el pagament es relaciona amb aquella compra. En una renovació, també has d’identificar el període i comprovar que no s’hagi cobrat abans. Una notificació repetida no ha de provocar una segona entrega ni una nova petició de diners.
Si el que et falta és el calendari recurrent, consulta subscripcions amb el TPV existent. Si el dubte és què gestiona cada eina, comença per pagament, subscripcions i facturació.
Pagament, factura i ingrés al banc
Un pagament confirmat, una factura emesa i un ingrés conciliat descriuen passos diferents. Per relacionar-los, conserva referències i imports, i identifica qui revisa diferències de data, comissions o agrupació de liquidacions. No marquis tots tres com a completats perquè només un sistema hagi enviat un avís.
Una primera implantació que es pugui comprovar
Tria una sola tasca, defineix el resultat esperat i prova un cas correcte i un d’incomplet. Compara el registre de la venda amb el del pagament. Afegeix passos només quan puguis seguir el recorregut anterior.
Explica’ns quines eines utilitzes i quina feina repeteixes avui. Podrem concretar la primera connexió útil i què quedarà en revisió.