Per gestionar socis i quotes, separa la membresia, el període que es cobra i el resultat del pagament. Una persona pot continuar sent sòcia i tenir una quota pendent; una baixa pot estar demanada però tenir una data efectiva posterior.
Un registre que es pugui seguir
Exemple fictici, sense dades personals:
| Camp | Valor d’exemple |
|---|---|
| Referència de membresia | M-001 |
| Període | Octubre de 2026 |
| Import | 25 € |
| Estat de la quota | Pendent de confirmació |
| Estat del servei | Actiu segons les condicions de la membresia |
| Següent acció | Comprovar el resultat del cobrament |
El registre ha de poder relacionar-se amb l’operació de pagament. No utilitzis només el nom del soci per buscar cobraments: una referència estable ajuda a diferenciar períodes i intents.
Tria el mètode segons l’operativa
La targeta recurrent necessita un recorregut autoritzat i compatible amb el banc o proveïdor. La domiciliació exigeix preparar l’autorització i el seguiment bancari corresponents. Un enllaç puntual pot encaixar en conceptes que el soci paga expressament. Compara disponibilitat, administració i condicions, no només la comissió.
Si estudies domiciliacions, consulta la guia de SEPA. No confonguis una ordre enviada amb un cobrament definitivament resolt.
Altes, baixes i canvis de quota
Decideix qui pot canviar una membresia i a partir de quan té efecte. Quan es modifica el preu o la categoria, conserva la regla aplicada a cada període. Una baixa ha d’afectar la programació correcta, sense esborrar l’historial de quotes.
També has de definir qui revisa un pagament no completat i què s’informa al soci. El control d’accés, si n’hi ha, s’ha de coordinar amb les condicions del servei; no és simplement un reflex de qualsevol error de pagament.
Abans de canviar de programa
Exporta un resum de membresies, pròximes quotes i saldos pendents, amb els permisos adequats. Compara’l amb el sistema de destí abans d’activar cobraments. Evita que dos programes preparin la mateixa quota.
Explica’ns quin programa i banc utilitzes, com es calculen les quotes i on apareix la feina manual. Podrem revisar el recorregut que cal connectar.